Prestige全球會議來源

Prestige全球會議來源

Prestige Global Meeting Source通過Excel電子表格運營其業務。 會計耗時,報告難度大,並且存在巨大的安全風險。 他們需要一個可以解決所有這些問題的轉型解決方案。 Dynamics 365和與PowerObjects的合作只是答案。

挑戰

Prestige對Excel的依賴 - 從銷售和會計到供應商合同調節和第三方軟件參與等各方面 - 使得難以有效擴展。 與此同時,他們正在以驚人的速度增長。 有些東西不得不改變。

解決方案

Dynamics 365 for Sales的實施為整個組織提供了銷售漏斗的透明度,並使銷售團隊能夠實時了解他們的個人和團隊目標進展情況。 同樣重要的是,它能夠與Cvent和QuickBooks無縫集成,這兩個第三方軟件解決方案是Prestige後台業務流程的基礎。

主要療效:

+使用Dynamics 365,Prestige獲得了令人難以置信的效率 - 例如,會計部門現在雖然做了兩倍的工作量,但現在已經是原來的一半了。
+ PowerSuccess提供合作夥伴關係,使Prestige能夠不斷增強和加強其實施。
+ PowerSurveyPlus,PowerObjects的PowerPack插件,簡化了與供應商的事件後合同協調。

總結

Prestige本質上是一家第三方經紀公司,將會議和活動策劃者與簽約酒店,度假村和遊輪聯繫起來,從10到20,000與會者。 通過一個經驗豐富的合格來源整合採購,Prestige能夠為成功的會議,會議,博覽會和貿易展創造和創造經驗。

在過去幾年中,Prestige經歷了公司重組,收購了一家公司,該公司擴大了其核心競爭力,包括現場活動製作,並使其年收入增加了兩倍。 他們所享有的轉型和增長需要擴展到他們的技術基礎設施。 為實現這一目標,Prestige與PowerObjects合作實施Dynamics 365 for Sales以及營銷自動化PowerPack插件。 該項目非常成功,他們聘請了PowerObjects的PowerSuccess團隊,不斷致力於支持和系統增強。

我們自實施Dynamics 365以來所獲得的工作效率是天文數字。 一年半以前,當我們第一次開始考慮這樣做時,我們有三個會計師,並且希望增加第四個。 現在我們只需要兩個:他們是100%趕上他們的積壓工作,我們的業務基本上翻了一番。

- Prestige業務系統總監Jordan Sanford

解決方案

Prestige在1986成立,但2012可以說是該公司歷史上最具轉型的一年。 該組織的三位頂級銷售人員從創始人那裡購買了公司,並立即改變了文化。 在隨後的幾年裡,他們的收入增長了300%。 當然,這是個好消息,但問題是他們的技術基礎設施沒有跟上步伐。 使用Excel電子表格和便宜的地下室運營業務CRM解決方案雖然規模很小,但卻是可行的,但作為一家接近年度銷售額的100M標記的公司,這種基礎設施是不可持續的。

在2017中,Prestige著眼於尋找與其作為行業領導者的地位相稱的技術解決方案。 雖然他們考慮了其他產品,但他們很快就確定了Dynamics 365,主要是因為他們已經在其他業務領域致力於Microsoft堆棧 - 特別是Excel。 此外,它還可以輕鬆地與他們使用的在線事件管理軟件工具Cvent及其會計軟件解決方案QuickBooks集成。 接下來,他們需要一個合作夥伴來幫助實施。

PowerObjects贏得了Prestige的業務,主要是因為教育產品,協作諮詢實踐和銷售方法。 “我真的很喜歡PowerObjects的銷售流程。 Prestige商業系統總監Jordan Sanford表示,它非常精緻,流動得非常自然。 “有人進來,找出我們的業務需求並進行競標。 然後,實際執行的團隊的交接真的是無縫的。“

Dynamics 365 for Sales簡化了銷售流程

作為第三方經紀公司,Prestige基本上是一個銷售組織。 他們稱自己為選址機構 - 他們通過選址過程幫助會議和活動策劃者,這通常涉及為活動尋找酒店。 Prestige與酒店簽訂合同,談判和預訂。 他們的銷售流程是識別,展望,簽署和交付,而Dynamics 365 for Sales被證明是識別和展望階段的理想解決方案。 Prestige的銷售人員在將潛在客戶轉換為客戶之前通常需要5-10獨特的互動,現在可以在Dynamics 365中跟踪所有內容,並在整個組織內實現可見性和透明度。

在Prestige之前的CRM中,很難跟踪銷售活動。 很容易輸入信息,但幾乎不可能提取它。 最終,銷售團隊只是停止使用它,因為它們沒有任何價值。 使用Dynamics 365,不僅可以直觀,輕鬆地跟踪活動和提取數據,而且它們現在具有內置的自動化流程,有助於銷售追求。 “電子郵件會自動跟踪到帳戶,我們已經建立了每個銷售人員自己跟踪的自動生成提醒,”桑福德說。 “它可以防止潛在的客戶從我們的雷達上掉下來。 銷售團隊喜歡它。“

最重要的是,現在銷售團隊擁有的工具對於他們花在潛在客戶上的時間更具戰略性。 在他們剛開始想到的人之前,現在很明顯誰需要打電話,因為他們在Dynamics 365中創建了一個儀表板視圖,顯示了30天未觸及的頂級潛在客戶。 銷售團隊的效率與創收之間存在直接關聯。 事實上,根據1Q 2019的收益,Prestige有望再過一年超過20%同比增長。

對未來收入的可見性導致滿足今天的激勵

Prestige業務的一個獨特方面是,今天的銷售收入直到未來才會實現 - 通常只有18幾個月後才能實現。 那是因為Prestige不是由他們的客戶支付 - 計劃會議的組織; 相反,他們向客戶收取活動的酒店收費。 通常情況下,住宿在大型活動之前預訂1-2年,但Prestige在活動結束後才會看到收入。 這是一種商業模式,不能很好地跟踪激勵標記的結果。 例如,Prestige可能與一家大型連鎖酒店簽訂合同,如果他們在一年內預訂10房間,則可以將房價降低1,000%。 顯然,這對於Prestige來說是純粹的利潤,所以他們深深地激怒了這個標誌 - 如果他們在年底附近接近它,就會大力追逐它。 不幸的是,他們從來沒有對他們的數據進行深入了解以提供所需的可見性。 至少在Dynamics 365之前。

桑福德表示,“追踪過去一直以來都是煙霧和鏡子的激勵計劃”。 “但是現在整個銷售團隊都看到我們接近那些踢球者的距離,當然,一旦發生這種情況,他們就能得到更多報酬! 所以,他們現在都是超級激勵。“事實上,它確實是Prestige的真正改變者。 “但請記住,當我們在11月簽署協議時,收入不會像大多數企業那樣進入12月 - 收入可能會在接下來的11月份到來。 因此,我們必須對此採取更具戰略性的方法。“曾經將桑福德帶走三到四個小時的激勵報告現在可以實時供整個公司查看。

PowerPack附加組件簡化了對帳流程

Prestige業務的另一個獨特方面是概念 拾音器,這是保留的房間數與實際使用的房間數之間的差異。 例如,假設預訂要求十個房間十晚 - 或者總共100預訂房間。 十八個月後,它幾乎永遠不會成為100。 有人在最後一刻取消,有人生病並提前離開,其他人想要多呆幾個晚上等等。最後,可能會使用98房間,也許是105。 不同之處在於皮卡,以及它曾經是調和皮卡的噩夢。

在實施Dynamics 365之前,Prestige會將Excel電子表格通過電子郵件發送給酒店,並要求他們使用預訂取件信息填寫它。 不可避免的是,酒店將擁有不同格式的數據,因此他們只會發送他們所擁有的數據。 然後Prestige的某個人必須將兩者進行比較並嘗試理解這一切。 它通常以pdf格式打印,複製,傳真,再次復制......這是一個艱鉅而痛苦的過程。

Prestige對PowerSurveyPlus有一個獨特的看法,PowerSurveyPlus是PowerObject的營銷自動化PowerPack附加組件之一。 雖然大多數企業使用PowerSurveyPlus來調查客戶,但Prestige使用它來調整皮卡與酒店。 活動結束後,PowerSurveyPlus的自動電子郵件將發送至酒店。 它已包含從Dynamics 365中提取的預留信息。 沒有格式或版本問題需要擔心。 酒店只是用實際數字填寫“調查”。

“當酒店退回調查時,數據會自動回到我們的Dynamics 365系統中,以便會計部門立即看到它,”桑福德說。 “PowerSurveyPlus一直非常有用,因為拾取曾經是我們業務中最痛苦的方面之一。”

享受有形和可衡量的好處

簡化的皮卡調節和對激勵閾值的可見性非常好,但對Dynamics 365實施的經濟影響的真實評估需要可衡量的數據和證明其價值的切實結果。 聲望有他們。 例如,就效率提升而言,儘管工作量增加了一倍,但會計部門現在已經是原來的一半。

“實施Dynamics 365後我們獲得的工作效率是天文數字,”桑福德報導。 “一年半以前,當我們第一次開始考慮這樣做的時候,我們有三名會計師並希望增加第四名。 現在我們只需要兩個:他們是100%趕上他們的積壓工作 - 我們的業務基本上翻了一倍。“考慮到工資和福利,每年減少兩個人的人數可以節省〜$ 200,000。

Prestige在封閉式銷售率方面也實現了同比增長的23%,Sanford認為銷售團隊實時洞察了各種佣金門檻。 他說,“像大多數銷售組織一樣,我們有一些激勵措施 - 例如更高的佣金率和熱帶度假。 在過去幾年中,我們的銷售人員不得不等到年底才知道他們是否提供了他們的號碼。 借助Dynamics 365提供的報告功能,他們現在可以看到它們與下一個佣金門檻的接近程度。 這是關閉一兩個銷售額的巨大動力。“

教育作為差異化因素

Prestige吸引PowerObjects的一個原因是Dynamics 365相關課程的可用性,特別是Boot Camp。 在該項目啟動之前,Prestige將桑福德飛往明尼阿波利斯參加為期一周的Dynamics 365訓練營,並為此付出了巨大而直接的回報。

“我在開始之前就開始上課了,我強烈建議所有考慮使用Dynamics 365實現的人。 讓你的設計團隊中的某個人去Boot Camp,因為它可以幫助你談論Dynamics,“桑福德說。 “就像,它有一種語言。 當您談論實體,工作流,視圖,子網格以及其他所有內容時,您可能無法確切地知道您想要什麼或如何描述它,但知道這些是用於表達您的團隊的詞語可以使所有區別。”

Boot Camp為Sanford提供了在設計過程中使用的語言,但是良好的Dynamics 365教育的價值並沒有止步於此。 一旦Prestige推出解決方案,Sanford立即開始確定調整系統的方法,以提供更高的效率和功能。 如果沒有Boot Camp中獲得的基礎知識,他就不會理解能做什麼和不能做什麼。

“超出範圍,但肯定可行” - PowerSuccess的魔力

每個Dynamics 365實施都是組織的學習機會。 基於“你不知道你不知道什麼”的古老格言,PowerObjects總是花時間幫助用戶自己學習技術,因為只有一旦他們真正理解了這些功能,他們才能明確表達如何最好地利用這項技術。使他們的組織受益。 這種方法與新手訓練營相結合,使桑福德不斷想出如何在整個實施過程中為Prestige帶來更大的好處。 當然,他一再被告知,“當然,這可以做到,但這超出了項目實施階段的範圍。” 沒有被嚇倒,他保持著一份運行清單。

憑藉剛剛足夠的Dynamics 365知識在實施後具有危險性,Sanford打算開始研究這些增強功能。 他完全清楚地知道,他需要花費數小時和數天來完成專家可以在幾分鐘內完成的任務,但他致力於不斷進行系統改進。 他在設計和實施團隊的PowerObjects合作夥伴提出了另一種選擇:PowerSuccess。 “我認為他從根本上理解我喜歡修補東西,並意識到我可能最終會破壞它,”桑福德開玩笑說。

事實上,PowerSuccess提供了一種合作夥伴關係,使Prestige能夠不斷增強和加強其實施。 它使Sanford能夠自己處理簡單的事情(通常在快速打電話諮詢之後),同時為PowerObjects的專家留下重要的增強功能。

PowerSuccess程序為組織提供了一個專用資源,這意味著請求不會進入兼作通用郵箱的黑洞 - 而是直接轉到他們的專用系統工程師。 對於桑福德來說,這意味著只有一個電話就能幫助那些了解Prestige系統的人。 “有很多次,”桑福德說,“我已經對我們的PowerSuccess工程師說過,'嘿,如果我們可以實現這樣的話,那會很酷,但我認為它可能需要一個非常迂迴的方式解決它。 他會說,'哦,實際上我們已經為此建立了一個擴展。 令人難以置信的是 - 他每週都會回复我,解決一個我認為無法解決的問題。“

Sanford和PowerObjects每週都會打電話來確定開放項目的優先順序和工作。 他們幾乎每天都來回發送電子郵件也並不罕見。 桑福德說,“我會向他開槍,詢問是否可以做某件事。 幾分鐘後他會回到我身邊說:“是的,這是你需要打勾的地方。” 我最終可能已經弄明白了,但他只是節省了我這麼多時間!“當電子郵件交換進入更複雜的領域時,他們通常會為每週電話提供主題。 對於雙方來說,這是一種有效的節奏。

顯然,PowerSuccess合作夥伴關係在Prestige系統管理和功能增強方面節省了大量時間。 但它也提供了巨大的無形利益。 “每天訪問我的PowerSuccess工程師真誠地讓我保持理智,”桑福德說。 “我會瘋狂地試圖找到自己的解決方案。 它減輕了我的壓力。 只要知道如果出現嚴重錯誤就打電話給他,這讓我非常安心。“

下一步

Prestige已經看到了PowerObjects的四大支柱。 實施項目是 服務,PowerSuccess提供他們正在進行的 支援,Dynamics 365訓練營提供了 教育,他們正在使用PowerSurveyPlus,PowerPack之一 附加組件。 下一個是什麼?

在不久的將來,Prestige希望擺脫目前的營銷自動化工具,並開始使用更多的PowerPack附件。 選擇Dynamics 365是有意義的,因為它們已經深深地投入到Microsoft堆棧中,因此將所有內容保留在PowerObjects保護傘下是有意義的。 桑福德說,“問題是,PowerObjects只是想出讓我們的生活更美好的方法。 還有什麼可說的?“