在您的組織內,可能存在某種操作需要某人批准的情況。 根據定義,當我們考慮批准時,我們傾向於傾向於是/否或批准/拒絕類型的答案。 但它並不總是那麼簡單。 有時我們在批准之前需要更多信息,或者我們可能需要提供量身定制的響應,以此作為批准請求並完成任務的方式。 考慮以下問題:

  • “我可以買一台新電腦嗎?”
  • “我們可以安裝新的打印機嗎?”
  • “我們可以去參加一個會議,了解有關最新技術的更多信息嗎?”
  • “我們可以給新的潛在客戶打折嗎?”
  • “誰應該被分配到這個新機會?”
  • “誰應該建立我們剛剛開始的這個新項目?”

其中很多都是問題 能夠 回答是或否,但在提供最終的是或否之前,這些相同的問題可能還需要“需要更多信息”的回复。 顯然,最後兩個問題 不能 回答是或否 - 他們需要詳細的答复。 那麼,我們如何在我們的組織審批流程中解決這些問題? 我們來看看......

Microsoft Flow使自動化此類流程變得更加容易。 考慮這個例子:

在我們的組織中,如果我們有機會估計收入大於特定價值(例如,$ 300,000)並且潛在客戶已準備好立即購買,我們的流程需要派遣一位最優秀的銷售人員來完成交易。 根據潛在客戶的類型及其需求,我們可能希望每次都派出不同的人。 因此,當需要選擇應該分配給機會的人時,我們可以在Flow批准機制中使用“自定義響應”來自動執行此過程。

在我們的Flow中,我們首先設置了每次機會更新時需要檢查的幾個條件:機會的估計收入是否大於$ 300,000 還普及至 購買時間表是“立即”嗎?

審批程序

如果兩者的答案都是肯定的,我們需要啟動審批流程。 我們會選擇 開始並等待批准(v2) 一步並選擇 自定義響應 - 等待一個響應(Premium) 選項。 這使我們能夠將自己的回复添加到我們的批准電子郵件中,而不僅僅是批准/拒絕。 在我們的案例中,根據所涉及的交易類型,它是批准者,銷售人員之一,或者所有三個可以完成交易的人。 要添加自定義回复,我們只需點擊即可 添加新項目 並添加所需數量的回复。

審批程序

中的人 分配給 字段從批准者處獲取電子郵件。 在上面的電子郵件正文中,您可能會注意到某些單詞周圍有特殊字符。這些單詞稱為降價標記,它們用於以特定方式格式化批准電子郵件中的文本。 例如,**用於粗體文本,##用於H2等。要查看完整的降價列表,請參閱 這篇文章.

現在,每當機會更新時,如果滿足此流程中設置的條件,則會向批准者發送一封電子郵件,如下所示。

審批程序

請注意電子郵件中格式正確的文本:Header 2 for opportunity主題(“Fungus Farm Northern Iowa”)和其他粗體標籤。

那麼,誰應該關閉這筆交易呢? 選項以按鈕的形式列出。 批准者只需單擊所需按鈕並單擊 提交。 如果需要,他們也可以為響應添加其他註釋 - 如附件中所示:

根據批准電子郵件的結果,我們也可以讓我們的Flow執行後續步驟。 在我們的例子中,我們想要一封電子郵件告訴Justin,他會告訴他他將參與這筆交易。 在該電子郵件中,我們還希望添加其批准者在前一步驟的批准電子郵件中添加的評論。 為此,我們將添加一個 開關 在我們的流程中的情況,以便根據批准者電子郵件中選擇的人,下一個通知電子郵件將發送給正確的人。 這就是我們的Flow將會是這樣的:

審批程序
審批程序

電子郵件看起來像這樣:

審批程序

所以你有它! 一個簡單的審批流程,其中包含自定義響應,不僅可以自動執行審批流程,還可以使其對正在處理的類型請求更有意義。 試一試,告訴我們您在組織中如何使用它! 別忘了 訂閱我們的博客!

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Joe D365

Joe D365是Microsoft Dynamics 365超級英雄,運行純動力學腎上腺素。 作為PowerObjects的代言人,Joe D365的使命是揭示使用Dynamics 365的創新方法,並將該應用程序帶給全球更多的企業和組織。